El mito de la multitarea como desarrollador

En ocasiones, como miembro de un equipo o como autónomo hay que tener en cuenta las etapas de varios proyectos. Cada vez más en nuestra vida laboral, la posibilidad de concentrarse en una única tarea se convierte en la excepción y no en la regla. Esto plantea la cuestión de cómo afrontar esta situación.

En este artículo, le mostraremos una breve selección de herramientas y técnicas que lo ayudarán a mantenerse organizado y concentrado.

Multitarea

Multitarea significa lidiar con más de un problema simultáneamente con casi el mismo nivel de atención. La esperanza es que logremos más en un marco de tiempo más corto de lo que haríamos normalmente si no hiciéramos varias tareas. Pero, ¿cómo se ve esto en realidad? ¿Realmente podemos hacer eso, o la multitarea es solo un simple pensamiento en el que nuestro ajetreado entorno nos hace creer y al que simplemente perseguimos?

Para ser honesto, en toda nuestra vida nos enfrentamos a esta situación, ya sea en tareas personales o laborales. Se nos aconseja priorizar las tareas según la necesidad, importancia, presupuesto o preferencia personal para completarlas secuencialmente a partir de entonces. La prioridad cambiante de las tareas, y tener eso en cuenta, es un gran desafío y puede conducir a reorganizaciones radicales de nuestro día.

Si observa más de cerca cómo se llenan las vacantes, notará que los puestos clave en una empresa, como gerentes de proyectos, secretarias y enfermeras, están dominados por mujeres. Esto se basa en el hecho de que la mayoría de las mujeres tienen una mayor capacidad para realizar múltiples tareas que los hombres. Procesan tareas en paralelo, mientras que es más probable que los hombres utilicen un esquema lineal.

Los hombres, y especialmente los desarrolladores e ingenieros, se apegan a algo, se sumergen en él para construir un modelo mental complejo y aspiran a producir un resultado lo más perfecto posible (perfeccionismo). Se enfocan en una sola cosa: trabajar en ello, terminarlo y luego pasar a la siguiente tarea. Además, es probable que esta incapacidad para cambiar de tarea se encuentre con la incapacidad de terminar las tareas («el 80% de una solución significa que se ha logrado la meta») y un mayor nivel de distracción por cosas nuevas.

El cambio entre tareas es un momento crítico en general y cuesta mucha energía y tiempo (hasta 30 minutos por cambio) para reconstruir el complejo modelo mental mencionado anteriormente. Este es un momento en el que no somos tan productivos como lo somos normalmente y la tasa de errores aumenta drásticamente.

Por el contrario, la mujer tiene una capacidad diferente con respecto a las habilidades organizativas. Por lo general, son mejores para realizar un seguimiento de varias etapas y plazos del proyecto. Además, también hay muchas desarrolladoras excelentes.

Una descripción general de las soluciones para desarrolladores

Como técnicos y desarrolladores, estamos acostumbrados a buscar primero soluciones de software para ayudar en este tipo de tareas. Este es un buen comienzo pero ofrece solo la mitad de la solución. La otra mitad se ocupa de la forma en que organizamos nuestras tareas y, a veces, es mucho más importante que el software que utilizamos.

En las siguientes secciones presentaremos algunas herramientas, tanto de software como de otras técnicas, que le ayudarán a organizar las tareas y mantener el rumbo de sus proyectos.

Soluciones de software

La siguiente lista de software no es una obligación sino una recomendación. Elija cuidadosamente de acuerdo con sus necesidades reales.

Organizador de tareas

Ayuda a dividir las grandes tareas en subtareas y ver el progreso.

Herramientas: Trello, Wunderlisto Conseguir cosas Gnome (GTG)

_Trello_

Calendario

Ayuda a recordar plazos y otras fechas de proyectos.

Herramientas: calendario de Google, Kopano, Evolución de GNOME

_Kopano_

Planificador de proyectos

Administre a los miembros del equipo y sus tareas asignadas, proyectos y duraciones de tareas.

Herramientas: Libreplan, vTiger, ProjectLibre

Software de comunicación

Chat y videoconferencia.

Herramientas: Whatsapp, Skype, Jitsi, Flojo, Importa más, Cable, Señal, Telegrama, Threema, Farfullar

_Flojo_

Registro de tiempo

Lleve un registro del tiempo que se necesita por tarea.

Herramientas: una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google o LibreOffice Calc, Cosecha, Oportunoo Toggl

Cuadernos

Un lugar para escribir ideas o notas.

Herramientas: Google Keep, Evernote, Nota simple, Zim

Soluciones no técnicas para su flujo de trabajo

Esto incluye la delegación de tareas, así como el aprendizaje y el uso de métodos de gestión del tiempo, como Técnica Pomodoro. Además, la colaboración con un asistente personal (PA) también puede ser útil para usted.

_Pomodoro_

Una PA, históricamente conocida como secretaria, es alguien que se ocupa de su calendario, sus cartas, sus citas, le reString sus fechas límite y organiza sus viajes, lo que incluye la reserva de sus boletos de tren y alojamiento. Los requisitos para una AP son discreción, paciencia, un alto nivel de organización y precisión, así como la capacidad de comunicarse claramente y ser diplomático.

A cambio, como desarrollador, tenemos que aprender a escuchar, a delegar tareas y a dar estimaciones adecuadas de cuánto tiempo lleva terminar una tarea. La capacidad de hablar y comunicarse claramente con otros desarrolladores y la dirección ayuda a minimizar los malentendidos.

Conclusión

La multitarea parece una buena idea, pero no funciona para todos de la misma manera. Consume energía y tiene como resultado tener que repensar gran parte del trabajo que ya ha realizado. Si bien las herramientas mencionadas aquí son útiles, recomiendo concentrarse en terminar una sola tarea primero y luego continuar con la siguiente. La combinación de métodos de trabajo apropiados con las herramientas adecuadas da como resultado una mejor calidad de salida.

Enlaces y referencias

• Andrea Fryrear: El alto costo de la multitarea: 40% de productividad perdida por cambio de tarea
• Jessica Harris: El problema invisible que arruina su productividad y cómo detenerlo
• Multitarea: costes de cambio, Asociación Americana de Psicología, 20 de marzo de 2006
• Jeff Atwood: el mito de la multitarea